Microsoft Access jest to program służący do zarządzania bazami danych oraz wykonywania kwerend. Jest bardzo przyjazny, nawet dla niedoświadczonego użytkownika, co pozwala nam na szybkie i wygodne pozyskiwanie informacji z bazy danych - nawet bez znajomości języka SQL.
Access pozwala na import danych z wielu różnych źródeł: zarówno składających się z plików, jak i zasobów internetowych. Aby wybrać źródło naszych informacji wystarczy, że w sekcji „Dane zewnętrzne” wybierzemy źródło, które nas interesuje i przejdziemy przez proces dodawania tabel przez zintegrowany kreator.
Warte nadmienienia jest, aby upewnić się, że kolumny, które tworzymy do tabel, ustawiane są w poprawnym formacie, wobec danych znajdujących się w tej tabeli. Taki błąd może doprowadzić do błędów importu, które często skutkują sytuacją, w której musimy powtarzać cały proces importowania pliku od początku. Co gorsza, błąd importu może nie wystąpić, a dane, które wczytamy do tabeli będą bezużyteczne. Do najważniejszych rzeczy, na które należy zwracać uwagę, należy:
W przypadku importu z plików tekstowych należy również upewnić się, czy poprawnie wybraliśmy ograniczniki kolumn oraz tekstu.
Najważniejszym elementem naszej bazy danych w Accessie są relacje. To właśnie one sprawiają, że baza danych wie, które elementy poszczególnych tabel są połączone i że ma traktować je jako te same wartości. Musimy się upewnić przed rozpoczęciem pracy z bazą danych, że te relacje są stworzone, najlepiej od razu po zaimportowaniu danych.
Kwerenda, czyli dosłownie „pytanie”, „zapytanie” służy do komunikacji z bazą danych opartej dokładnie na zapytaniach. Access do tworzenia kwerend udostępnia nam szereg przydatnych i prostych w użyciu narzędzi. W celu stworzenia kwerendy wchodzimy w sekcję „Tworzenie” i wybieramy jedną z dwóch opcji: „Kreator kwerend” lub „Projekt kwerendy”.
Kreator kwerend pozwala nam na szybkie stworzenie jednego z 4 rodzajów kwerend. Projekt kwerendy natomiast pozwala nam stworzyć całe zapytanie ręcznie, za pomocą edytora wizualnego lub pisania kodu w języku SQL.
Po wybraniu tworzenia projektu kwerendy pojawi nam się okno dodawania tabel. Wszystkie tabele dodane w ten sposób będą tworzyć naszą „bazę danych”, z której będziemy wyciągać informacje. Po dodaniu tabel upewniamy się, że wszystkie z nich są połączone między sobą relacjami. Brak takich relacji sprawi, że nasze odpowiedzi nie będą logicznym wykonaniem naszego zapytania, tylko kombinacją każdego pola z jednej tabeli z każdym polem w innej tabeli.
Aby dodać pole do naszej kwerendy, możemy przeciągnąć i upuścić je na odpowiadające miejsce w dolnej części ekranu, albo kliknąć dwukrotnie na pole w tabeli, które nas interesuje, aby zostało ono automatycznie dodane.
Z tego miejsca w kwerendzie, Access pozwala nam na sortowanie danych, używając pola „Sortuj” oraz filtrowanie ich za pomocą pola „Kryteria”. Oprócz tych funkcjonalności, Access również pozwala nam na wykonywanie działań na polach przez dodanie pola „Sumy”. Aby je dodać, możemy kliknąć pole „Sumy” w górnym pasku narzędzi w sekcji „Projektowanie”, albo kliknąć prawym przyciskiem myszy na dolny pasek pól i zaznaczyć opcję „Sumy”. Czasami sumy nazywane są też "funkcjami agregującymi".
Pozwala nam to na grupowanie, dodawanie i wyliczanie innych wartości wybranych z listy dostępnych operacji. Ostatnią z ważniejszych funkcji w Accessowej kwerendzie jest konstruktor wyrażeń. Jest to bardzo potężne narzędzie, pozwalające nam na tworzenie pól, w których możemy tworzyć porównania, działania oraz używać funkcji wbudowanych w Accessie. Wszystko to jest łatwo dostępne w czytelnym interfejsie, w którym możemy stworzyć całe pole, wybierając każdy element z list w dolnej części okna.
