Data aktualizacji: 12 stycznia 2023

Microsoft Access - Wprowadzenie

Microsoft Access jest to program służący do zarządzania bazami danych oraz wykonywania kwerend. Jest bardzo przyjazny, nawet dla niedoświadczonego użytkownika, co pozwala nam na szybkie i wygodne pozyskiwanie informacji z bazy danych - nawet bez znajomości języka SQL.

Import danych

Access pozwala na import danych z wielu różnych źródeł: zarówno składających się z plików, jak i zasobów internetowych. Aby wybrać źródło naszych informacji wystarczy, że w sekcji „Dane zewnętrzne” wybierzemy źródło, które nas interesuje i przejdziemy przez proces dodawania tabel przez zintegrowany kreator.

bazy danych access
Dzięki Accessowi możemy importować dane z różnych źródeł.

Warte nadmienienia jest, aby upewnić się, że kolumny, które tworzymy do tabel, ustawiane są w poprawnym formacie, wobec danych znajdujących się w tej tabeli. Taki błąd może doprowadzić do błędów importu, które często skutkują sytuacją, w której musimy powtarzać cały proces importowania pliku od początku. Co gorsza, błąd importu może nie wystąpić, a dane, które wczytamy do tabeli będą bezużyteczne. Do najważniejszych rzeczy, na które należy zwracać uwagę, należy:

  • ustawienie poprawnego formatu dat i godzin
  • upewnienie się, że nietypowe dane będą importowane tak, jak chcemy - Access próbuje zgadnąć z jakim typem mamy do czynienia, ale nie zawsze mu się to udaje
  • wybór kodowania tekstu - nie wszystkie sposoby kodowania znaków wspierają np. polskie znaki
  • dobór rozmiaru i dokładności zmiennych do rozpiętości danych - przykładowo, duże liczby mogą nie zmieścić się w niektórych typach liczbowych, a niektóre wartości (np. numery telefonu) nie powinny być zapisywane jako typ tekstowy

W przypadku importu z plików tekstowych należy również upewnić się, czy poprawnie wybraliśmy ograniczniki kolumn oraz tekstu.

Relacje

Najważniejszym elementem naszej bazy danych w Accessie są relacje. To właśnie one sprawiają, że baza danych wie, które elementy poszczególnych tabel są połączone i że ma traktować je jako te same wartości. Musimy się upewnić przed rozpoczęciem pracy z bazą danych, że te relacje są stworzone, najlepiej od razu po zaimportowaniu danych.

kwerendy access
Ważnym aspektem w pracy z bazami danych są relacje.

Co to jest kwerenda?

Kwerenda, czyli dosłownie „pytanie”, „zapytanie” służy do komunikacji z bazą danych opartej dokładnie na zapytaniach. Access do tworzenia kwerend udostępnia nam szereg przydatnych i prostych w użyciu narzędzi. W celu stworzenia kwerendy wchodzimy w sekcję „Tworzenie” i wybieramy jedną z dwóch opcji: „Kreator kwerend” lub „Projekt kwerendy”.

co to jest kwerenda
Kwerendy służą do komunikacji z bazą danych, opartej na zapytaniach.

Kreator kwerend pozwala nam na szybkie stworzenie jednego z 4 rodzajów kwerend. Projekt kwerendy natomiast pozwala nam stworzyć całe zapytanie ręcznie, za pomocą edytora wizualnego lub pisania kodu w języku SQL.

Tworzenie kwerend access
Cztery możliwe rodzaje kwerend, jakie można stworzyć Kreatorem Kwerend w Microsoft Access.

Proces tworzenia kwerendy

Po wybraniu tworzenia projektu kwerendy pojawi nam się okno dodawania tabel. Wszystkie tabele dodane w ten sposób będą tworzyć naszą „bazę danych”, z której będziemy wyciągać informacje. Po dodaniu tabel upewniamy się, że wszystkie z nich są połączone między sobą relacjami. Brak takich relacji sprawi, że nasze odpowiedzi nie będą logicznym wykonaniem naszego zapytania, tylko kombinacją każdego pola z jednej tabeli z każdym polem w innej tabeli.

Aby dodać pole do naszej kwerendy, możemy przeciągnąć i upuścić je na odpowiadające miejsce w dolnej części ekranu, albo kliknąć dwukrotnie na pole w tabeli, które nas interesuje, aby zostało ono automatycznie dodane.

rodzaje kwerend
Dodawanie pola do kwerendy.

Z tego miejsca w kwerendzie, Access pozwala nam na sortowanie danych, używając pola „Sortuj” oraz filtrowanie ich za pomocą pola „Kryteria”. Oprócz tych funkcjonalności, Access również pozwala nam na wykonywanie działań na polach przez dodanie pola „Sumy”. Aby je dodać, możemy kliknąć pole „Sumy” w górnym pasku narzędzi w sekcji „Projektowanie”, albo kliknąć prawym przyciskiem myszy na dolny pasek pól i zaznaczyć opcję „Sumy”. Czasami sumy nazywane są też "funkcjami agregującymi".

kwerenda krzyżowa
Przykład działania na polu kwerendy.

Pozwala nam to na grupowanie, dodawanie i wyliczanie innych wartości wybranych z listy dostępnych operacji. Ostatnią z ważniejszych funkcji w Accessowej kwerendzie jest konstruktor wyrażeń. Jest to bardzo potężne narzędzie, pozwalające nam na tworzenie pól, w których możemy tworzyć porównania, działania oraz używać funkcji wbudowanych w Accessie. Wszystko to jest łatwo dostępne w czytelnym interfejsie, w którym możemy stworzyć całe pole, wybierając każdy element z list w dolnej części okna.

kwerendy access
Konstruktor wyrażeń pozwala na przeprowadzenie wielu różnych operacji na polach w wygodny sposób.

Jak oceniasz ten artykuł?

Przykro nam 🙁 , że ten wpis nie był dla Ciebie wystarczająco przydatny!

Będziemy wdzięczni jeżeli napiszesz co moglibyśmy poprawić.

Najnowsze wpisy

Jak sprawdzić komputer przed maturą z informatyki?

Przeczytaj >>

Czy warto zapisać dziecko na programowanie dla przedszkolaków?

Przeczytaj >>

Pierwszy krok ku karierze, czyli jaką wiedzę potrzebuję, aby zacząć pracę w IT jako programista?

Przeczytaj >>

Czy można zostać programistą bez studiów informatycznych?

Przeczytaj >>

Jak pomóc dziecku w nauce programowania? Poradnik dla rodziców

Przeczytaj >>

JESTEŚ AMBITNY?

Dołącz do nas jeszcze dziś i rozwijaj się w swojej ulubionej dziedzinie we współpracy z nauczycielami, którzy są autorami artykułów na naszym blogu!
POZNAJ OFERTĘ KUrSÓW
© Ambitni Szkoła Informatyki 011111100101(2) | jesteś niemal gotowy!
crossmenu